Uw recruitmentteam kan het verhaal van een kandidaat uit verspreide notities reconstrueren, of de search vooruithelpen. Niet allebei tegelijk.
Tussen het ATS, de inbox, drie jobboards en een planningsthread leeft de echte stand van elke rol in het hoofd van uw recruiters. Dus wanneer een cliënt vraagt hoever de search staat, stopt iemand met sourcen om het uit te zoeken, en loopt de tijd tot shortlist opnieuw uit.
Rolcriteria, context van hiring managers, goedkeuringsregels, sourcingstrategie en screeningslogica
Maandelijkse implementatie, maandelijks opzegbaar
Recruitmentbureaus, staffingbedrijven, interne talentteams, ops, sales en management
Waar de search echt vastloopt
De briefing verandert nadat de sourcing is gestart
Een recruiter sourcet een week lang op de must-haves uit het intakegesprek. Dan laat de hiring manager vallen dat het budget nooit is goedgekeurd, of dat de "nice to have" eigenlijk een breekpunt was. De shortlist gaat opzij en de sourcing begint opnieuw, een week weg.
Niemand weet zeker waar de kandidaat precies staat
Het cv staat in het ATS, de screeningsnotities in iemands inbox, de beschikbaarheid in een agenda-antwoord, de interviewfeedback in een chatbericht. Voordat iemand kan zeggen of een kandidaat vastzit, moet een recruiter vier plekken openen en het bij elkaar puzzelen.
De cliëntupdate is een halve dag opschonen
Pipelinegezondheid, wie is voorgesteld, welke interviews zijn verschoven, wat is geblokkeerd. Het is echt werk, en het zit in activiteitsdata die vóór elk voortgangsgesprek met de hand opnieuw wordt opgebouwd.
De reflex is dan om nog een sourcingtool te kopen. Dat is meestal de verkeerde eerste zet, want het probleem was nooit kandidaten vinden. Het was het verhaal van elke rol op één plek houden die uw team kan vertrouwen.
Zo ziet een maand eruit waarin we één workflow oplossen
Job intake en rolkalibratie
Er komt een rol binnen en de sourcing start met wat er van het gesprek met de hiring manager is overgebleven: halve must-haves, een salarisrange die niemand bevestigde, een goedkeuringsstap die pas twee weken later opduikt. De halve search gaat op aan opnieuw uitzoeken wat de rol eigenlijk is.
De intake wordt één pakket dat laat zien wat duidelijk is, wat nog ontbreekt en wie de beslissing draagt, voordat de sourcing start. Uw recruiter opent een rol in de wetenschap dat de criteria kloppen en het budget is goedgekeurd.
Kandidatenscreening en shortlistbeoordeling
Om een shortlist te bouwen haalt een recruiter cv's uit het ATS, screeningsnotities uit de inbox, beschikbaarheid uit een agenda-antwoord, en rijgt de onderbouwing uit het geheugen aan elkaar. De tijd tot shortlist hangt af van hoeveel één persoon in het hoofd kan houden.
De screening loopt vanuit één wachtrij waar de feiten, fit-signalen en bronlinks van elke kandidaat samenliggen. De shortlist komt met het bewijs eraan vast, en de notitie voor de cliënt is grotendeels geschreven voordat iemand een document opent.
Candidate redeployment
Een rol sluit en sterke kandidaten worden stil in de database. Zodra er een volgende keer een vergelijkbare rol opengaat, begint de sourcing bij nul, terwijl drie goede mensen al in het bestand staan met een beschikbaarheid die inmiddels verouderd is.
U krijgt een redeploymentwachtrij die de bekende kandidaten naar voren haalt die het waard zijn opnieuw te benaderen voor een nieuwe rol, met de context die de match onderbouwt. De beschikbaarheid blijft actueel in plaats van te verouderen.
Hoe we werken
De search in kaart brengen zoals uw team die draait
We volgen waar rolcontext, kandidaatrecords, feedback en cliëntupdates ontstaan, en waar ze met de hand opnieuw worden gedaan.
Bepalen wie wat controleert voordat het naar buiten gaat
We spreken met uw recruiters de must-have-criteria af, de rechten rond kandidatendata, en wat telt als klaar voor de shortlist.
De wachtrijen en dashboards bouwen die uw recruiters dagelijks openen
We leveren het intakepakket, de screeningwachtrij, de cliëntupdate en de AI-ondersteunde stappen die passen bij het dagelijkse recruitmentwerk.
Bijstellen onder live rollen, dan de volgende oppakken
We stellen het bij met de recruiters, sourcers en accountmanagers die het gebruiken, en gaan dan door naar de volgende workflow die u afremt.
Waar AI past
Binnen deze workflows doet AI het lezen en het eerste concept. Het zet intakenotities en screeninggesprekken om in gestructureerde notities die uw team beoordeelt, trekt vaardigheden en beschikbaarheid uit cv's in een wachtrij, markeert kandidaten van wie de feedback ontbreekt, en stelt de cliëntupdate op uit de pipeline. Het werkt vanuit criteria die uw team heeft goedgekeurd en houdt de bronlinks vast, zodat een recruiter elke bewering kan herleiden tot waar die vandaan komt. Recruiters beslissen wie op de shortlist komt en wat een cliënt hoort. Die beslissing neemt AI nooit.
Zie hoe elk ervan is gebouwd
Wilt u zien hoe een workflow tot stand komt voordat u met ons praat? Deze zes gidsen lopen de bovenstaande workflows één voor één door.
Zo bouwt u een workflow voor job intake en rolkalibratie
Zo bouwt u een workflow voor kandidatenscreening en shortlistbeoordeling
Zo bouwt u workflows voor interviewplanning en feedback die het aannemen in beweging houden
Zo bouwt u candidate-redeploymentworkflows voor staffingteams
Zo bouwt u workflows voor statusrapportage aan cliënten in werving en selectie
Zo bouwt u recruiterdashboards op basis van echte workflowdata
Hoe het in de praktijk werkt
Recruitmentdata leeft verspreid over uw ATS, CRM, agenda's, jobboards, e-mail en spreadsheets. Het moeilijke is zelden één app; het is het verbinden van de records, rechten en verantwoordelijkheden achter intake, sourcing, screening, planning en cliëntupdates. De systemen die we meestal verbinden:
Kandidatendata wordt behandeld met de toestemmings-, toegangs- en bewaarregels waarmee ze binnenkwam, en de criteria die een shortlist bepalen worden vastgesteld en beoordeeld door uw recruiters, niet door een model.
Het is maand-tot-maand, vanaf $4.000/maand, één workflow tegelijk, maandelijks opzegbaar. We repareren de workflow die uw team het meest afremt, leveren iets dat ze echt gebruiken, en gaan dan door naar de volgende.
Veelgestelde vragen
Welke recruitment- en staffingworkflows kan Ubisar het eerst verbeteren?+
Meestal die waar uw recruiters het meest tegenop zien: job intake en rolkalibratie, kandidatenscreening en shortlistbeoordeling, of de cliëntstatusupdate. Weet u het niet zeker, dan starten we waar de tijd tot shortlist het meest pijn doet.
Is dit een AI-recruiterproduct?+
Nee. We zijn leveranciersneutraal en vervangen uw recruiters niet. We verbinden de workflow, data en tools rond de manier waarop uw team al aanneemt, en uw recruiters houden elke beslissing over kandidaten, communicatie en wie geplaatst wordt.
Waar helpt AI zonder het vertrouwen van kandidaten te verzwakken?+
Bij het samenvatten en opstellen dat uw recruiters tussen gesprekken door doen. AI maakt van intakenotities en een screeninggesprek een gestructureerde beoordelingsnotitie, haalt skills en beschikbaarheid uit een cv in de shortlistwachtrij, markeert een kandidaat van wie de interviewfeedback ontbreekt, en stelt de cliëntupdate op uit de pipeline. Het werkt vanuit de criteria die uw recruiters goedkeuren en houdt de bronlinks vast, zodat achter elke beslissing over een kandidaat een verantwoordelijke persoon staat.
Vertel ons de search die uw team steeds met de hand opnieuw bouwt
Wijs ons de workflow aan waar intake, screening, planning, redeployment of de cliëntupdate nog draait op handmatig opschonen. Wij vertellen u wat de eerste maand zou oplossen. We reageren binnen één werkdag, zonder verkooppraatje.
Wilt u de workflow eerst zelf beoordelen? Naar de workflowcalculator.