Dossiers openen, contracten triëren en cliënten bijpraten: het draait nog altijd op iemands geheugen.
Tegen de tijd dat een nieuw dossier netjes is geopend, is er een halve dag verdwenen aan conflictchecks, het najagen van documenten en de vraag wie het eigenlijk oppakt. Contracten blijven liggen in een wachtrij die maar één persoon overziet. En elke cliëntupdate wordt opnieuw opgebouwd uit een week aan e-mails. Wij pakken zulke workflows één voor één aan, zodat het werk niet langer in inboxen en hoofden blijft hangen.
Aanvragen, conflictgereedheid, documenten, deadlines, routing van verantwoordelijken en beoordelingsstatus
Maandelijkse implementatie, maandelijks opzegbaar
Legal operations, partners, practice leads, fee earners en supportteams
Waar de uren echt heen gaan
Een nieuw dossier blijft half open
De aanvraag komt binnen, maar de cliëntgegevens, de bijlagen en de conflictcheck zitten verspreid over drie inboxen en een formulier. Niemand kan beginnen voordat iemand bevestigt dat het dossier geopend mag worden. Dus blijft het dossier liggen, en de cliënt wacht mee.
Contracten stapelen zich op achter één persoon
Een stapel contracten wacht op een eerste lezing: welke clausules wringen, wat de terugvalpositie is, wie tekent. Alleen de partner die het draaiboek heeft opgebouwd, kent de volgorde waarin ze afgehandeld moeten worden. Dus hangt alles aan één agenda.
Elke cliëntupdate begint bij nul
De cliënt vraagt hoe zijn zaak ervoor staat. Om te antwoorden opent iemand opnieuw een week aan e-mails, loopt de urenregistratie na en zet termijnen en volgende stappen met de hand op een rij. Het komt af, te laat, en de week erna begint het weer van voren af aan.
De eerste reflex is dan om een legal-AI-tool te kopen. Dat is meestal de verkeerde eerste zet. Het probleem is geen ontbrekende app, maar dat de feiten van een dossier op zes plekken staan en geen daarvan met elkaar praat.
Hoe een maand eruitziet waarin we één workflow aanpakken
Dossier openen
Vandaag betekent een dossier openen: aanvraagnotities, cliëntgegevens, betrokken partijen en documenten met de hand verzamelen, en dan achter alles aanjagen wat nog ontbreekt voordat iemand de conflictcheck kan draaien.
Na een maand komt een nieuwe aanvraag binnen in één overzicht dat laat zien wat compleet is, wat nog ontbreekt en wie het oppakt. De behandelend advocaat ziet in één oogopslag of het dossier geopend kan worden, in plaats van te wachten op een mailwisseling.
Triage van contractbeoordeling
Vandaag wachten contracten in een inbox tot de juiste persoon tijd heeft om ze een voor een te lezen, te bepalen welke clausules een probleem zijn en de terugvalpositie uit het geheugen te halen of uit een document dat ergens diep in een map ligt.
Na een maand komen binnenkomende contracten in één wachtrij die de clausules markeert waar u naar moet kijken en meteen doorlinkt naar de positie in het draaiboek en het brondocument. Advocaten nemen nog steeds elke beslissing; ze doen het alleen sneller, met de onderbouwing al voor zich.
Statusupdates aan de cliënt
Vandaag betekent een cliëntupdate dat één persoon e-mails, urenregistratie en notities opnieuw opent om te reconstrueren hoe de zaak ervoor staat en wat er nu volgt.
Na een maand stelt de update zichzelf op uit het werk dat uw team toch al heeft vastgelegd: de actuele stand, de termijnen, de openstaande acties. Een verantwoordelijke advocaat leest het, past het aan en verstuurt het, in plaats van het uit het niets op te bouwen.
Hoe de maand verloopt
De workflow in kaart brengen
We gaan zitten met de mensen die het werk doen en volgen waar de feiten van een dossier beginnen, wie elke beslissing draagt en waar het vastloopt.
Bepalen wie wat nakijkt
Voordat er iets de deur uitgaat, spreken we af welke stappen een advocaat aftekent, welke bronnen als goedgekeurd gelden en wat binnen de geheimhouding van het dossier blijft.
De tools bouwen die uw team elke dag opent
We leveren de wachtrijen, overzichten en concepten die passen bij hoe het kantoor al werkt, gekoppeld aan de systemen waarin het dossier toch al leeft.
Verfijnen met de mensen die het gebruiken
We stellen het bij aan echte dossiers, samen met de advocaten en het operationele team, bevestigen dat het standhoudt onder echt werk, en gaan dan door naar de volgende workflow.
Waar AI past, en waar niet
Binnen een juridische workflow is AI nuttig voor de mechanische delen: intakemateriaal samenvatten, datums, partijen en clausules in een wachtrij zetten, het goedgekeurde sjabloon of het eerdere memo vinden, en een eerste statusnotitie of declaratietekst opstellen. Het put alleen uit bronnen die het kantoor heeft goedgekeurd, houdt achter elke regel een link naar het onderliggende document, en laat een audittrail achter. Het geeft geen juridisch advies en neemt de beslissing niet. Advocaten bepalen wat naar buiten gaat, wat onder het beroepsgeheim valt en wat de cliënt te horen krijgt. Ubisar is geen advocatenkantoor; wij bouwen de workflow rond de mensen die dat wel zijn.
Leidraden voor de workflows die we het vaakst aanpakken
Wilt u liever eerst de aanpak zien voordat u ons spreekt? Elke leidraad loopt één juridische workflow door en laat zien hoe die minder handwerk wordt.
Zo bouwt u een workflow voor dossierintake en conflictchecks
Zo bouwt u een workflow voor de triage van contractbeoordeling
Zo bouwt u een workflow voor juridisch onderzoek en memo's met duidelijke controlestappen
Zo volgt u discovery-aanvragen zonder eigenaren, deadlines of bewijs te verliezen
Zo schoont u declaratieteksten en WIP op voor de partnerbeoordeling
Zo bouwt u workflows voor statusrapportage aan cliënten in juridische dossiers
De systemen die we koppelen en de grenzen die we bewaken
We werken met de systemen waarin uw dossiers toch al leven, in plaats van ze te vervangen:
Elke workflow respecteert dossiergrenzen en de geheimhouding naar de cliënt: mensen zien alleen wat ze mogen zien, en niets komt terecht waar het niet hoort.
Het is maandelijks, vanaf $4.000/maand, maandelijks opzegbaar. We pakken één workflow tegelijk aan, leveren iets dat uw team echt gebruikt, en gaan pas verder als het werkt.
Veelgestelde vragen
Met welke juridische workflow kunnen we het beste beginnen?+
Wat zich het snelst terugbetaalt, is meestal het openen van dossiers en conflictchecks, de triage van contractbeoordeling, of de terugkerende statusupdate aan de cliënt. Discovery volgen en het opschonen van declaraties of onderhanden werk zijn gebruikelijke vervolgstappen. We beginnen met de workflow die uw team op dit moment het meeste handwerk kost.
Geeft Ubisar juridisch advies?+
Nee. Wij bouwen de workflow, de data, de tools en de AI-ondersteuning rond het werk. Juridische afweging, advies, beslissingen over het beroepsgeheim en cliëntstrategie blijven bij uw bevoegde advocaten. Ubisar is geen advocatenkantoor.
Waar kan AI helpen zonder risico te creëren?+
Bij de mechanische stappen die een advocaat anders met de hand doet. AI vat de intake van een nieuw dossier samen, haalt de datums en clausules uit een contract in een beoordelingswachtrij, vindt het door het kantoor goedgekeurde model of precedent, en stelt een eerste statusnotitie of billing narrative op. Het put uitsluitend uit bronnen die het kantoor heeft goedgekeurd, verwijst achter elke regel terug naar het document, en legt de beslissing altijd bij een advocaat.
Vertel ons welke workflow uw team steeds opnieuw met de hand opbouwt
Of het nu gaat om het openen van dossiers, de triage van contracten of de wekelijkse cliëntupdate: beschrijf de workflow die het meeste handwerk kost. Wij brengen de eerste workflow in kaart om aan te pakken en reageren binnen één werkdag.
Wilt u de workflow eerst zelf beoordelen? Naar de workflowcalculator.