Het dossier is open, de klant wacht, en niemand kan zeggen waarop het wacht.
Een schade blijft liggen omdat een schadeverloop nooit binnenkwam. Een submission staat stil omdat de makelaar nog twee formulieren moet aanleveren. En telkens als iemand vraagt „waar staat deze?", doorzoekt een schadebehandelaar of underwriter het polissysteem, de inbox en een spreadsheet om antwoord te geven. Wij brengen de workflow eronder op orde, zodat het antwoord er al klaar ligt.
FNOL, documenten, ernst, dekkingscontext, adjustertoewijzing, ontbrekende informatie en escalatiestatus
Maandelijkse implementatie, maandelijks opzegbaar
Carriers, brokers, MGAs, TPAs, underwriting, claims, compliance, service en operationele teams
Drie plekken waar het werk vastloopt
De schade komt pas in beweging als iemand die met de hand controleert
Er komt een nieuwe schade binnen en toch moet de schadebehandelaar eerst de polis openen, de dekking bevestigen, de formulieren vinden en inschatten hoe ernstig de zaak is voordat er iets kan gebeuren. Tot die controle klaar is, blijft het dossier gewoon liggen, en de klant die erop wacht weet niet waarom.
De submission blijft steken tussen vier systemen
De submission van een makelaar komt binnen als een e-mail met bijlagen. Het schadeverloop zit in de thread, de vraag of het risico in het acceptatiebeleid past zit in iemands hoofd, de offertestatus staat in een spreadsheet die niemand anders ziet, en het opvolgen is wat iemand zich toevallig herinnert. Bij elk gat lekt er tijd weg.
Prolongatie en audit worden allebei de avond ervoor opnieuw opgebouwd
Als een prolongatie eraan komt, of een auditor vraagt wie iets heeft goedgekeurd, stelt het team de polisdata, het verloop van de schades en de notities van de beoordelaars van nul opnieuw samen, vlak voor de deadline. Het werkt, maar het kost elke keer weer een late race tegen de klok.
De eerste ingeving is dan om een tool te kopen die dit allemaal belooft op te lossen. In de verzekering is dat meestal de verkeerde eerste stap, want het tool ziet het document dat nooit binnenkwam net zomin als de goedkeuring die in een inbox ligt.
Hoe een maand hiervan er concreet uitziet
Schadetriage
Vandaag opent een schadebehandelaar elke nieuwe schade vanaf nul. Hij haalt de polis erbij, leest de formulieren, zoekt uit welke documenten ontbreken en gokt hoe dringend de zaak is voordat die naar iemand gaat. Er beweegt niets tot die reconstructie klaar is.
Na een maand komt diezelfde schade binnen in één overzicht dat de dekkingscontext al toont, markeert wat ontbreekt en aangeeft hoe ernstig ze eruitziet. De schadebehandelaar ziet wat nu verder kan en wat nog op een document wacht, zonder daarvoor vier systemen te openen.
Beoordeling van underwriting-submissions
Vandaag komt een submission binnen als een e-mail met bijlagen. Iemand controleert of het schadeverloop en de formulieren compleet zijn, toetst ze aan het acceptatiebeleid en houdt de offerte bij in een spreadsheet die de rest van het team niet ziet.
Na een maand landen submissions in één wachtrij die laat zien welke compleet zijn, welke informatie missen en waar elke submission staat. De underwriter kan beoordelen, een offerte maken, afwijzen of terugsturen zonder eerst de stukken bij elkaar te zoeken.
Prolongatie en klantbehoud
Vandaag stelt het team een prolongatie met de hand samen: de prolongatiedatum, hoe de premie is bewogen, de schadehistorie en wat de makelaar het laatst heeft gevraagd, allemaal verzameld in de dagen voor de vervaldatum.
Na een maand verschijnen prolongaties weken van tevoren op een kalender, met de risicovolle accounts gemarkeerd en de openstaande makelaarsacties eraan gekoppeld. Het team ziet welke klanten aandacht nodig hebben vóór de datum, niet pas nadat die al verstreken is.
Hoe een maand verloopt
De workflow in kaart brengen
We volgen één workflow van begin tot eind en vinden elk punt waar een schade, een submission of een prolongatie met de hand opnieuw wordt opgebouwd.
Vastleggen wie wat controleert
We spreken af wat moet worden beoordeeld, en door wie, voordat iets bij een klant terechtkomt, en wanneer een zaak moet escaleren.
De tools bouwen die uw team elke dag opent
We leveren de wachtrijen, overzichten en koppelingen die passen bij hoe schadebehandeling, underwriting en service echt werken, verbonden met de systemen die u al gebruikt.
Bijsturen met de mensen die het gebruiken
We stellen het bij samen met de schadebehandelaars, underwriters en het serviceteam die er dagelijks in werken, en gaan dan door naar de volgende workflow die u afremt.
Waar AI past
AI verdient hier zijn plek door het trage leeswerk over te nemen: een schadedossier samenvatten, de namen, data, limieten en eigen risico's uit een formulier halen, binnenkomend werk in de juiste wachtrij sorteren en het ontbrekende document markeren. Wat AI niet doet: over dekking beslissen, een risico beprijzen of een schade goedkeuren. Die beslissingen nemen schadebehandelaars en underwriters, op basis van het bewijs dat voor hen ligt, met een heldere vastlegging van wie wat en waarom heeft besloten.
Handleidingen voor de workflows die we het vaakst in orde maken
Wilt u het denkwerk liever eerst zien voordat u met ons praat? Elk van deze handleidingen loopt door hoe we samen met uw team één verzekeringsworkflow zouden aanpakken.
Zo bouwt u een workflow voor schademelding en triage
Zo bouwt u een workflow voor de beoordeling van underwriting-submissions
Zo verbetert u workflows voor makelaarsintake en offerteoverdracht
Zo bouwt u workflows voor prolongatie en klantbehoud
Zo bouwt u workflows voor compliance-beoordeling in de verzekering zonder het bedrijf te vertragen
Zo verbindt u klantenservice-overdrachten in de verzekering tussen teams
Het praktische deel
We verbinden de systemen waarin dit werk toch al zit: polisadministratie en schadeplatformen, agency- en makelaarsbeheertools, rating- en offertesystemen, document- en formulierbibliotheken, en de spreadsheets en dashboards waaruit uw team rapporteert. We verkopen u geen nieuw platform dat ze vervangt; we maken de overdrachten ertussen betrouwbaar.
En als compliance of een auditor vraagt wie een beslissing heeft goedgekeurd, ligt het antwoord in het systeem, met de polis, het dossier en de notitie van de beoordelaar eraan gekoppeld, in plaats van in iemands inbox.
We werken van maand tot maand, één workflow tegelijk, vanaf $4.000/maand, en u kunt maandelijks opzeggen. We krijgen eerst één ding dat uw team echt gebruikt werkend voordat we het volgende aanpakken.
Veelgestelde vragen
Welke verzekeringsworkflows kan Ubisar als eerste verbeteren?+
De meeste teams beginnen waar de pijn het luidst is: schademelding en triage, de beoordeling van underwriting-submissions, makelaarsoverdrachten, prolongaties of compliance-beoordeling. Wij kiezen degene die u de meeste tijd kost en starten daar.
Vervangt dit onze software voor polisadministratie, schadebehandeling of makelaarsbeheer?+
Nee. We zijn leveranciersneutraal en werken rond de systemen die u al gebruikt. De waarde is geen extra platform, maar het betrouwbaar maken van de overdrachten, de data en de beoordeling tussen de tools die u al heeft.
Waar helpt AI in de verzekering zonder de controle te verzwakken?+
Bij het trage lezen dat een dossier ophoudt. AI vat een schade samen, haalt namen, datums, limieten en eigen risico's uit een submission, sorteert binnenkomend werk in de juiste wachtrij, en markeert de loss run of het formulier dat nooit aankwam. Schadebehandelaars en underwriters beslissen nog steeds over dekking, bepalen de prijs van het risico en keuren de schade goed, met een duidelijk verslag van wie wat besloot.
Vertel ons welk dossier altijd vastzit
Vertel ons de ene workflow die uw team voor elke beoordeling met de hand opnieuw opbouwt, of dat nu de schadetriage is, een stapel submissions of de volgende prolongatieronde. Wij kiezen de eerste om samen te schakelen en reageren binnen één werkdag.
Wilt u de workflow eerst zelf beoordelen? Naar de workflowcalculator.