Ihre Marge versickert im Nachtrag, den niemand formal freigegeben hat.
Eine RFI bleibt drei Wochen liegen, weil niemand sicher sagen kann, auf wessen Antwort sie wartet. Ein Nachunternehmer führt die Zusatzleistung auf mündliche Zusage aus und stellt sie später in Rechnung. Bis der Kostenbericht nachzieht, ist das Geld längst ausgegeben. Das Problem sind selten die Menschen. Es liegt daran, dass Baustelle, Büro und Buchhaltungsexport nie zur selben Zeit dieselben Fakten sehen.
Fragen, Submittals, Dokumente, Fristen, Bauherren-Review, Kostenrisiko und Closeout-Status
Monatliche Implementierung, monatlich kündbar
Projektentwickler, Bauherren, Generalunternehmer, Projektsteuerung, Einkauf, Finance und Asset-Teams
Wo das Projekt ins Stocken gerät
Die RFI, die angeblich schon jemand anderes beantwortet
Von der Baustelle kommt eine Frage zu einem Widerspruch zwischen Plan und dem, was tatsächlich verbaut ist. Sie landet in einem Postfach, wird an den Fachingenieur weitergeleitet, wartet auf eine Spezifikationsprüfung, und niemand kann sagen, ob sie beim Prüfer, beim Bauherrn oder an einem Dokument hängt, das noch keiner herausgesucht hat. Die Kolonne arbeitet drumherum, und zwei Wochen später zeigt sich die Nacharbeit.
Der Nachtrag, der ausgeführt war, bevor er freigegeben wurde
Die Bauleitung weist einen Nachunternehmer an, zusätzliche Leistung zu erbringen. Das Angebot kommt per E-Mail, die Leistungslücke ist real, der Termin verschiebt sich, aber der formale Tracker hinkt dem Baustellengeschehen eine Woche hinterher. Bis der Nachtrag den Bauherrn zur Freigabe erreicht, ist der Beton gegossen und das Risiko liegt bereits bei Ihnen.
Der Forecast, der etwa einen Tag lang stimmt
Vor jeder Projektbesprechung zieht jemand die gebundenen Kosten aus dem PM-Tool, die Rechnungen aus der Buchhaltung und die offenen Nachträge aus einer Tabelle und setzt sie von Hand zu einer Margenzahl zusammen. Sie hält einen Tag. Der nächste Nachtrag macht sie veraltet, und die nächste Besprechung beginnt wieder mit demselben Zusammenbauen von Hand.
Der erste Reflex ist deshalb, noch ein Projekttool zu kaufen. Bei einem Projekt, das ohnehin schon auf vier davon läuft, ist das meist der falsche erste Schritt.
Wie ein Monat aussieht, in dem wir einen Workflow in Ordnung bringen
RFI- und Submittal-Routing
Heute steckt der Status einer Frage bei dem, der die E-Mail zuletzt angefasst hat. Um zu wissen, was blockiert, öffnet jemand das RFI-Log, gleicht es mit dem Submittal-Register ab und hakt beim Prüfer für ein mündliches Update nach.
Nach einem Monat liegt jede offene Frage in einer Queue, die den referenzierten Plan zeigt, wer den nächsten Schritt verantwortet und bis wann er fällig ist. Ihre Montagsbesprechung startet aus dieser Queue statt aus dem Gedächtnis von drei Leuten.
Freigabe von Nachträgen
Heute beginnt ein Nachtrag als Notiz von der Baustelle, wird zum Lieferantenangebot und wandert schneller durch Postfächer, als der Tracker sich aktualisiert. Niemand kann Ihnen das heutige Gesamtrisiko über alles nennen, was eingereicht, aber noch nicht freigegeben ist.
Nach einem Monat liegen eingereichte, freigegebene, abgelehnte und gefährdete Nachträge in einer Sicht, jeder mit seinem Angebot und der Entscheidung des Bauherrn. Wenn der Bauherr fragt, was ein Nachtrag kostet, steht die Zahl auf dem Bildschirm, nicht in jemandes Kopf.
Forecasting der Projektprofitabilität
Heute liegen gebundene Kosten, Forecast-Kosten, Abrechnung und offenes Nachtragsrisiko in der Buchhaltung, im PM-Tool und auf der Baustelle. Die Margenzahl wird vor jeder Besprechung von Hand neu aufgebaut und ist bis zur nächsten schon veraltet.
Nach einem Monat zieht eine wiederkehrende Margensicht aus allen drei Quellen und aktualisiert sich, sobald Nachträge und Rechnungen eintreffen. Die Führung sieht, wo sich die Marge bewegt hat und wo die Liquidität knapp ist, ohne dass jemand es erst zusammenstellen muss.
Wie wir arbeiten
Den Workflow aufnehmen
Wir verfolgen, wo Baustellenfakten, Dokumente, Kosten und Bauherrenentscheidungen entstehen und wo Ihr Team sie immer wieder neu bearbeitet.
Festlegen, wer was prüft
Wir vereinbaren die verbindliche Datenquelle, die Definition der Kostencodes und wer freigibt, bevor etwas hinausgeht.
Die Tools bauen, die Ihr Team täglich öffnet
Wir liefern die Queues, Dashboards und Verbindungen, die zu Ihren Baubesprechungen, Bauherrenupdates und Finanzbesprechungen passen.
Es mit den Menschen justieren, die es nutzen
Wir passen es unter echtem Termindruck mit Ihren Teams auf der Baustelle, im Einkauf und in der Buchhaltung an und gehen dann zum nächsten Workflow über.
Wo KI ins Spiel kommt
KI übernimmt das Lesen und den ersten Entwurf. Sie fasst Bautagesberichte und Besprechungsnotizen zusammen, zieht Termine, Spezifikationsreferenzen und Ausschlüsse aus RFIs und Submittals, gruppiert Änderungsereignisse, vergleicht den Leistungsumfang von Angeboten und entwirft das Bauherrenupdate. Sie markiert, was fehlt, statt zu entscheiden, was damit zu tun ist. Jede kaufmännische, sicherheitsrelevante und technische Entscheidung bleibt bei Ihrem Projektteam, mit dem Quelldokument einen Klick entfernt.
Leitfäden für die Workflows, die wir in Ordnung bringen
Jeder geht einen einzelnen Bauworkflow so durch, wie wir ihn mit Ihnen in Ordnung bringen würden, bis hin zu dem Detail, an dem viele stolpern. Beim Angebotsvergleich ist das die Zeile, in der der eine Bieter die Baustelleneinrichtung einrechnet und der andere die Zugangstechnik ausschließt, sodass die beiden Zahlen nicht mehr vergleichbar sind.
So bauen Sie einen Workflow für RFI- und Submittal-Routing
So bauen Sie einen Workflow für die Freigabe von Nachträgen, der Kosten, Umfang und Entscheidungen der Verantwortlichen sichtbar macht
So machen Sie aus Baustellenberichten und Baustellenthemen einen täglichen Workflow
So bauen Sie einen Workflow für den Angebotsvergleich, der den Umfang vor der Vergabe angleicht
So bauen Sie einen Workflow für die Freigabe von Lieferantenzahlungen in Bauprojekten
So bauen Sie Workflows für das Forecasting der Projektprofitabilität in Immobilien und Bau
Der praktische Teil
Wir verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen, statt sie zu ersetzen: die Bau-Projektmanagement- und Dokumentenkontrollplattform, das ERP oder die Buchhaltung samt Baukostenkonto sowie die Register für Pläne, RFIs, Submittals und Nachträge. Darum herum liegen Ihre Kalkulations- und Angebotstools, Apps für Baustellenreporting und QS, Bauherren- und Portfolio-Dashboards und die Tabellen, Shared Drives und E-Mail-Threads, in denen der Rest des Projekts tatsächlich lebt.
Zu jedem Datensatz gehört der Plan, das Angebot, die Rechnung oder die Bauherrennotiz dahinter, sodass die Antwort im System steht und nicht in irgendeinem Postfach, wenn der Prüfer oder der Bauherr fragt, wer das freigegeben hat.
Wir arbeiten monatlich, einen Workflow nach dem anderen, ab 4.000 $/Monat, und Sie können monatlich kündigen. Monat eins bedeutet einen echten Workflow, der verlässlich läuft, kein Strategiepapier über Ihre Zukunft.
Häufige Fragen
Mit welchem Bau- oder Immobilienworkflow sollten wir starten?+
Meist mit dem, der gerade die meiste Marge verliert: die Freigabe von Nachträgen, das RFI- und Submittal-Routing, das Forecasting der Projektprofitabilität oder die Zettelwirtschaft rund um Baustellenberichte und Lieferantenzahlungen. Den ersten wählen wir gemeinsam, danach, was er Sie kostet und wie schnell Ihr Team den Unterschied spürt.
Ist das ein Ersatz für unsere Bau-Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware?+
Nein. Wir sind anbieterneutral und bauen rund um die PM-Plattform, das Baukostenkonto und die Register, die Sie bereits nutzen. Der Wert liegt darin, die Übergaben zwischen Baustelle, Büro und Buchhaltung verlässlich zu machen, nicht darin, Sie auf eine andere Plattform zu holen.
Wo hilft KI im Projekt wirklich, ohne Risiko zu schaffen?+
Dabei, Baustellenpapier in etwas zu verwandeln, mit dem das Büro arbeiten kann. Sie fasst die Bautagesberichte zusammen, zieht Termine und Spezifikationsreferenzen aus einer RFI oder einem Submittal, legt zwei Angebote nebeneinander, sodass die Scope-Lücken sichtbar werden, und entwirft das Bauherrenupdate. Sie markiert, was fehlt, statt zu entscheiden, was damit zu tun ist; jede kaufmännische, sicherheitsrelevante und technische Entscheidung bleibt bei Ihrem Projektteam.
Sagen Sie uns den einen, den Ihr Team immer wieder neu aufbaut
Sagen Sie uns, wo RFIs, Nachträge, Baustellenberichte, Angebote, Lieferantenzahlungen oder die Projektmarge noch von unverbundenen Tabellen und manuellem Nachfassen abhängen. Wir wählen den ersten Workflow aus, den wir zusammenschalten, und antworten innerhalb eines Werktags.
Sie möchten den Workflow zuerst selbst bewerten? Zum Workflow-Rechner.