Mandatsanlage, Vertragstriage und Mandantenupdates hängen noch immer am Gedächtnis Einzelner.
Bis ein neues Mandat sauber angelegt ist, ist ein halber Tag weg: für Konfliktprüfungen, das Nachfassen von Dokumenten und die Frage, wer eigentlich zuständig ist. Verträge warten in einer Warteschlange, die nur eine Person überblickt. Und jedes Mandantenupdate wird aus einer Woche E-Mails neu zusammengesetzt. Wir bringen einen dieser Workflows nach dem anderen in Ordnung, damit die Arbeit nicht länger in Posteingängen und Köpfen steckt.
Anfragen, Konfliktbereitschaft, Dokumente, Fristen, Routing der Verantwortlichen und Review-Status
Monatliche Implementierung, monatlich kündbar
Legal Operations, Partner, Practice Leads, Fee Earner und Support-Teams
Wohin die Stunden tatsächlich gehen
Ein neues Mandat bleibt halb offen
Die Anfrage kommt herein, aber Mandantendaten, Anhänge und die Konfliktprüfung verteilen sich auf drei Posteingänge und ein Formular. Anfangen kann niemand, bevor jemand bestätigt, dass das Mandat angelegt werden darf. Also wartet die Akte, und der Mandant wartet mit.
Verträge stauen sich hinter einer Person
Ein Stapel Verträge wartet auf die erste Durchsicht: Welche Klauseln passen nicht, was ist die Rückfallposition, wer zeichnet ab. Nur die Partnerin, die das Playbook aufgebaut hat, kennt die Reihenfolge, in der sie abzuarbeiten sind. Also hängt alles an einem einzigen Kalender.
Jedes Mandantenupdate beginnt bei null
Der Mandant fragt, wie es um sein Mandat steht. Um zu antworten, öffnet jemand wieder eine Woche E-Mails, prüft die Abrechnungseinträge und trägt Fristen und nächste Schritte von Hand zusammen. Es wird erledigt, zu spät, und in der Woche darauf beginnt es von vorn.
Der erste Reflex ist also, ein Legal-KI-Tool zu kaufen. Das ist meist der falsche erste Schritt. Das Problem ist keine fehlende App, sondern dass die Fakten eines Mandats an sechs Stellen liegen und keine davon miteinander spricht.
Wie ein Monat aussieht, in dem wir einen Workflow in Ordnung bringen
Mandatsanlage
Heute heißt Mandatsanlage: Anfragenotizen, Mandantendaten, beteiligte Parteien und Dokumente von Hand zusammentragen und dann allem hinterherlaufen, was fehlt, bevor überhaupt jemand die Konfliktprüfung starten kann.
Nach einem Monat landet eine neue Anfrage in einer Ansicht, die zeigt, was vollständig ist, was noch fehlt und wer zuständig ist. Die zuständige Anwältin oder der zuständige Anwalt sieht auf einen Blick, ob das Mandat angelegt werden kann, statt auf einen E-Mail-Thread zu warten.
Triage der Vertragsprüfung
Heute warten Verträge in einem Posteingang, bis die richtige Person Zeit hat, jeden einzelnen zu lesen, zu entscheiden, welche Klauseln ein Problem sind, und die Rückfallposition aus dem Gedächtnis oder einem in einem Ordner vergrabenen Dokument hervorzukramen.
Nach einem Monat landen eingehende Verträge in einer Warteschlange, die die relevanten Klauseln markiert und direkt auf die Playbook-Position und das Quelldokument verlinkt. Die Entscheidung treffen weiterhin die Anwältinnen und Anwälte, nur schneller, mit den Nachweisen schon vor Augen.
Mandanten-Statusupdates
Heute bedeutet ein Mandantenupdate, dass eine Person E-Mails, Abrechnungseinträge und Notizen wieder öffnet, um zu rekonstruieren, wo das Mandat steht und was als Nächstes kommt.
Nach einem Monat entsteht das Update von selbst aus der Arbeit, die Ihr Team ohnehin schon erfasst hat: der aktuelle Stand, die Fristen, die offenen Punkte. Eine verantwortliche Anwältin oder ein verantwortlicher Anwalt liest es, bearbeitet es und verschickt es, statt es aus dem Nichts aufzubauen.
Wie der Monat abläuft
Den Workflow kartieren
Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die die Arbeit machen, und verfolgen, wo die Fakten eines Mandats beginnen, wer jede Entscheidung verantwortet und wo es hakt.
Festlegen, wer was prüft
Bevor irgendetwas rausgeht, legen wir fest, welche Schritte eine Anwältin oder ein Anwalt abzeichnet, welche Quellen als freigegeben gelten und was innerhalb der Vertraulichkeitsgrenze des Mandats bleibt.
Die Werkzeuge bauen, die Ihr Team täglich öffnet
Wir liefern die Warteschlangen, Ansichten und Entwürfe, die zur Arbeitsweise der Kanzlei passen, verbunden mit den Systemen, in denen das Mandat ohnehin schon liegt.
Mit denen justieren, die es nutzen
Wir passen es an echten Mandaten mit den Anwältinnen und Anwälten und dem Operations-Team an, stellen sicher, dass es unter echter Arbeit hält, und gehen dann zum nächsten Workflow über.
Wo KI passt und wo nicht
Innerhalb eines Rechtsworkflows ist KI für die mechanischen Teile nützlich: Intake-Material zusammenfassen, Termine, Parteien und Klauseln in eine Warteschlange ziehen, das freigegebene Template oder das frühere Memo finden und eine erste Statusnotiz oder einen Abrechnungstext entwerfen. Sie arbeitet ausschließlich aus kanzleifreigegebenen Quellen, behält hinter jeder Zeile einen Link zum zugrunde liegenden Dokument und hinterlässt einen Prüfpfad. Sie erteilt keine Rechtsberatung und trifft die Entscheidung nicht. Anwältinnen und Anwälte entscheiden, was rausgeht, was dem Mandatsgeheimnis unterliegt und was der Mandant zu hören bekommt. Ubisar ist keine Kanzlei; wir bauen den Workflow um die Menschen herum, die es sind.
Leitfäden für die Workflows, die wir am häufigsten in Ordnung bringen
Wenn Sie lieber erst die Denkweise sehen, bevor Sie mit uns sprechen: Jeder Leitfaden geht einen juristischen Workflow durch und zeigt, wie er weniger Handarbeit wird.
So bauen Sie einen Workflow für Mandatsanlage und Konfliktprüfung
So bauen Sie einen Workflow für die Triage der Vertragsprüfung
So bauen Sie einen Workflow für juristische Recherche und Memos mit klaren Prüfschritten
So verfolgen Sie Discovery-Anfragen, ohne Verantwortliche, Fristen oder Nachweise zu verlieren
So bereinigen Sie Abrechnungstexte und WIP vor der Partnerprüfung
So bauen Sie Workflows für Mandanten-Statusberichte zu juristischen Mandaten
Die Systeme, die wir verbinden, und die Grenzen, die wir wahren
Wir arbeiten mit den Systemen, in denen Ihre Mandate ohnehin schon liegen, statt sie zu ersetzen:
Jeder Workflow wahrt Mandatsgrenzen und Mandantenvertraulichkeit: Jede Person sieht nur, was sie sehen darf, und nichts überschreitet eine Grenze, die es nicht überschreiten sollte.
Es läuft monatlich, ab 4.000 $/Monat, monatlich kündbar. Wir nehmen uns einen Workflow nach dem anderen vor, liefern etwas, das Ihr Team wirklich nutzt, und gehen erst weiter, wenn es funktioniert.
Häufige Fragen
Mit welchem juristischen Workflow sollten wir starten?+
Am schnellsten zahlen sich meist Mandatsanlage und Konfliktprüfung aus, die Triage der Vertragsprüfung oder das wiederkehrende Mandantenupdate. Discovery-Nachverfolgung und die Bereinigung von Abrechnung oder WIP sind übliche nächste Schritte. Wir beginnen mit dem, der Ihr Team gerade die meiste Handarbeit kostet.
Erteilt Ubisar Rechtsberatung?+
Nein. Wir bauen den Workflow, die Daten, die Werkzeuge und die KI-Unterstützung rund um die Arbeit. Juristische Einschätzung, Beratung, Fragen des Mandatsgeheimnisses und Mandantenstrategie bleiben bei Ihren qualifizierten Anwältinnen und Anwälten. Ubisar ist keine Kanzlei.
Wo kann KI helfen, ohne Risiko zu schaffen?+
Bei den mechanischen Schritten, die eine Anwältin sonst von Hand macht. Sie fasst den Intake eines neuen Mandats zusammen, zieht die Termine und Klauseln aus einem Vertrag in eine Prüf-Queue, findet das kanzleifreigegebene Muster oder Präzedenz und entwirft eine erste Statusnotiz oder einen Abrechnungstext. Sie arbeitet ausschließlich aus kanzleifreigegebenen Quellen, verlinkt hinter jeder Zeile zurück auf das Dokument und übergibt die Entscheidung immer einer Anwältin oder einem Anwalt.
Sagen Sie uns, welchen Workflow Ihr Team immer wieder von Hand neu aufbaut
Ob Mandatsanlage, Vertragstriage oder das wöchentliche Mandantenupdate: Beschreiben Sie den, der die meiste Handarbeit kostet. Wir kartieren den ersten Workflow, den wir in Ordnung bringen, und melden uns innerhalb eines Werktags.
Sie möchten den Workflow zuerst selbst bewerten? Zum Workflow-Rechner.